יום אחד הוזמן מרצה זקן בבית הספר למינהל ציבורי בצרפת (אחד המוסדות האקדמיים היוקרתיים ביותר באירופה כולה) לשאת הרצאה על הנושא "תכנון זמן יעיל" בפני קבוצה של 15 מנהלים בכירים בחברות הגדולות ביותר בארה"ב. ההרצאה הייתה אחת מתוך חמש ביום עיון שאורגן במיוחד עבורם. למרצה הוקצתה רק שעה אחת כדי "להעביר את החומר".
בעמדו לפני חברי קבוצת אליטת המנהלים הזו - שהיו מוכנים לרשום כל מילה שתצא מפי המומחה המפורסם - העביר המרצה הזקן את מבטו באיטיות ביניהם ואמר: "אנחנו עומדים לערוך ניסוי". הוא הוציא מיכל זכוכית גדול והניחו בעדינות לפניו.
רחש קל עבר בין המשתתפים, ברור היה כי ההתרחשות נראית להם קצת מוזרה. אז הוציא המרצה מתיקו שתים עשרה אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניחן בעדינות, אחת אחת, בתוך המיכל. כאשר התמלא המיכל לגמרי ולא ניתן היה להוסיף עוד אבן אחת, הרים המרצה את מבטו ושאל: "האם המיכל מלא?" כולם השיבו "אכן".
המרצה המתין מספר שניות והוסיף: "האומנם?", ואז התכופף והוציא מתחת לשולחן כלי מלא אבני חצץ. בקפדנות שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות עד שירדו לתחתית המיכל. שוב הרים את מבטו המרצה הזקן אל הקהל ושאל: "האם עכשיו המיכל מלא?", עתה התחילו להבין מאזיניו המבריקים את כוונתנו. אחד מהם השיב: "כנראה שלא!".
המרצה נראה מרוצה, חזר והתכופף והפעם הוציא מתחת לשולחן סיר מלא בחול. בתשומת לב שפך את החול את תוך המיכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות ובין החצץ. פעם נוספת שאל המרצה את תלמידיו: "האם המיכל מלא?", הפעם ללא היסוס ובמקהלה, השיבו המנהלים הבכירים: "לא!". "נכון" השיב להם המרצה הזקן ולקח את כד המים שעמד על השולחן ומילא בהם את המיכל עד לשפתו.
"איזו אמת הקשורה בתכנון יעיל של זמן נראה לכם כי ניתן ללמוד מניסוי זה?"
אחד המשתתפים ענה: "אנו למדים שלמרות שלפעמים היומן שלנו נראה לנו גדוש בהתחייבויות, תמיד ניתן להוסיף עוד פגישות ועוד מטלות." המרצה סימן בראשו לשלילה, חייך והסביר: אם לא היינו מכניסים למיכל קודם כל את האבנים הגדולות, לעולם לא היינו מצליחים להכניס את כולן אחר כך".
"מה לדעתכם מסמלות האבנים הגדולות: בריאות? משפחה? חברים? חלומות? חופש? לעשות מה שבאמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? לקחת זמן לעצמכם? משהו אחר?"
"הדבר אשר חייבים לזכור הוא, שחשוב ביותר להכניס קודם כל את האבנים הגדולות בחיינו, כי אם לא נעשה זאת, אנו עלולים לפספס את החיים. אם ניתן עדיפות לדברים הקטנים (החצץ והחול) יתמלאו החיים בדברים הקטנים ולא ישאר די מהזמן היקר שלנו כדי להשיג את הדברים החשובים באמת בחיים. משום כך לעולם אל תשכחו לשאול את עצמכם את השאלה: "מהן האבנים הגדולות בחיי? וכאשר תזהו אותם, תכניסו אותן ראשונות במיכל (החיים) שלכם".
ומה האבנים הגדולות והקטנות בחייכם? איך אתם מסדרים אותן במיכל החיים שלכם? סטיבן קובי, בספרו שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד, מציע כלי לניהול זמן, שמטרתו היא בעיקר להגדיר לעצמנו מה חשוב באמת, להקצות לו את המשאבים הראויים, ואת שנשאר - להקצות למה שפחות חשוב.
כל זה כדי למנוע מעצמנו ואקום שאליו ייכנסו דברים שבעיקר - חשובים לאחרים, ולנו הם מצטיירים כדחופים כי הם מוצגים על ידי אחרים כחשובים. בקיצור - ה"חשוב" של אחרים הופך להיות ה"דחוף" שלנו. היענות להם מותירה אותנו בסופו של יום עם תחושה שעשינו המון, התעייפנו (שחיקה), ולא התחלנו עוד את מה שהתכוונו, בעצם, את מה שחשוב עבורנו....
אופן ההתנהלות שלנו מאפיין את מערכת היחסים בין הדחוף לחשוב. כדי לארגן את עצמנו, כאמור, עלינו בעיקר לזכור מה חשוב לנו ולמקם את זה בסדר הקדימויות שלנו. לשם כך עלינו להכיר את מה שחשוב לנו ולהכיר באמת בחשיבותו. באופן הזה, כשמגיעה פניה שמצטיירת כ"דחופה", יש לנו יכולת לקבל הכרעות מתוך שקול דעת ולא באופן אוטומטי, ולתקשר אותן מתוך תחושת לגיטימציה פנימית.
הכלי המוצע מאפשר לשלב פעילות יזומה ומחושבת להבנייה של החיים/עסק, מתוך חשיבה לטווח ארוך, פעילות שניתן לראות בה השקעה של משאבים שתניב פרי בהמשך. השקעה זו מהווה פעילות מניעתית נגד שחיקה הנוצרת בהתנהלות סביב תגובה ל'דחוף'.
כמו כן, הוא מאפשר לבחון מה באמת חשוב לנו, ולהניח אותו כ"האבנים הגדולות", להיות מחוייבים לו ולהמנע מהמחויבות למשימותיהם של אחרים על חשבון משימותינו שלנו.
באופן מפתיע, כשנהיה באמת עסוקים במחוייבויות שלנו, נכיר בערכן וחשיבותן, יכירו בכך גם אחרים ויתבעו מאיתנו פחות.
הכלי המוצע מאפשר להגדיר את המעגלים בהם חשוב לי להשקיע, לערוך רשימה של הדברים שאני רוצה לעשות ולקדם בכל אחד מהמעגלים, לפי סדר קדימויות, ולשבץ אותם בלוח השבועי שלי מראש, לפני תחילת השבוע.
השימוש בכלי מאפשר לנו מספר דברים:
?לא נפערים חורים בזמן שאליהם עלולים להישאב דברים לא חשובים
?קיימת מידה של ודאות איך נראה השבוע הקרוב
?יש לנו דרך לוודא שלא הזנחנו אף אחד מהתחומים החשובים לנו
?עומד לנגד עינינו מנגנון ביקורת (שיכול להחליף את רגשי האשמה הסחטניים)
?במידה ולא עמדנו בכל התוכנית, הרי בשבוע הבא נציב את מה שתוכנן להשבוע בראש סולם הקדימויות
וניהול משאבים בכלל?
ניתן להחיל את החשיבה העוסקת בניהול משאב הזמן גם על הניהול של המשאבים האחרים, בכלכלת משאבים מושכלת.
בעמדו לפני חברי קבוצת אליטת המנהלים הזו - שהיו מוכנים לרשום כל מילה שתצא מפי המומחה המפורסם - העביר המרצה הזקן את מבטו באיטיות ביניהם ואמר: "אנחנו עומדים לערוך ניסוי". הוא הוציא מיכל זכוכית גדול והניחו בעדינות לפניו.
רחש קל עבר בין המשתתפים, ברור היה כי ההתרחשות נראית להם קצת מוזרה. אז הוציא המרצה מתיקו שתים עשרה אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניחן בעדינות, אחת אחת, בתוך המיכל. כאשר התמלא המיכל לגמרי ולא ניתן היה להוסיף עוד אבן אחת, הרים המרצה את מבטו ושאל: "האם המיכל מלא?" כולם השיבו "אכן".
המרצה המתין מספר שניות והוסיף: "האומנם?", ואז התכופף והוציא מתחת לשולחן כלי מלא אבני חצץ. בקפדנות שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות עד שירדו לתחתית המיכל. שוב הרים את מבטו המרצה הזקן אל הקהל ושאל: "האם עכשיו המיכל מלא?", עתה התחילו להבין מאזיניו המבריקים את כוונתנו. אחד מהם השיב: "כנראה שלא!".
המרצה נראה מרוצה, חזר והתכופף והפעם הוציא מתחת לשולחן סיר מלא בחול. בתשומת לב שפך את החול את תוך המיכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות ובין החצץ. פעם נוספת שאל המרצה את תלמידיו: "האם המיכל מלא?", הפעם ללא היסוס ובמקהלה, השיבו המנהלים הבכירים: "לא!". "נכון" השיב להם המרצה הזקן ולקח את כד המים שעמד על השולחן ומילא בהם את המיכל עד לשפתו.
"איזו אמת הקשורה בתכנון יעיל של זמן נראה לכם כי ניתן ללמוד מניסוי זה?"
אחד המשתתפים ענה: "אנו למדים שלמרות שלפעמים היומן שלנו נראה לנו גדוש בהתחייבויות, תמיד ניתן להוסיף עוד פגישות ועוד מטלות." המרצה סימן בראשו לשלילה, חייך והסביר: אם לא היינו מכניסים למיכל קודם כל את האבנים הגדולות, לעולם לא היינו מצליחים להכניס את כולן אחר כך".
"מה לדעתכם מסמלות האבנים הגדולות: בריאות? משפחה? חברים? חלומות? חופש? לעשות מה שבאמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? לקחת זמן לעצמכם? משהו אחר?"
"הדבר אשר חייבים לזכור הוא, שחשוב ביותר להכניס קודם כל את האבנים הגדולות בחיינו, כי אם לא נעשה זאת, אנו עלולים לפספס את החיים. אם ניתן עדיפות לדברים הקטנים (החצץ והחול) יתמלאו החיים בדברים הקטנים ולא ישאר די מהזמן היקר שלנו כדי להשיג את הדברים החשובים באמת בחיים. משום כך לעולם אל תשכחו לשאול את עצמכם את השאלה: "מהן האבנים הגדולות בחיי? וכאשר תזהו אותם, תכניסו אותן ראשונות במיכל (החיים) שלכם".
ומה האבנים הגדולות והקטנות בחייכם? איך אתם מסדרים אותן במיכל החיים שלכם? סטיבן קובי, בספרו שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד, מציע כלי לניהול זמן, שמטרתו היא בעיקר להגדיר לעצמנו מה חשוב באמת, להקצות לו את המשאבים הראויים, ואת שנשאר - להקצות למה שפחות חשוב.
כל זה כדי למנוע מעצמנו ואקום שאליו ייכנסו דברים שבעיקר - חשובים לאחרים, ולנו הם מצטיירים כדחופים כי הם מוצגים על ידי אחרים כחשובים. בקיצור - ה"חשוב" של אחרים הופך להיות ה"דחוף" שלנו. היענות להם מותירה אותנו בסופו של יום עם תחושה שעשינו המון, התעייפנו (שחיקה), ולא התחלנו עוד את מה שהתכוונו, בעצם, את מה שחשוב עבורנו....
אופן ההתנהלות שלנו מאפיין את מערכת היחסים בין הדחוף לחשוב. כדי לארגן את עצמנו, כאמור, עלינו בעיקר לזכור מה חשוב לנו ולמקם את זה בסדר הקדימויות שלנו. לשם כך עלינו להכיר את מה שחשוב לנו ולהכיר באמת בחשיבותו. באופן הזה, כשמגיעה פניה שמצטיירת כ"דחופה", יש לנו יכולת לקבל הכרעות מתוך שקול דעת ולא באופן אוטומטי, ולתקשר אותן מתוך תחושת לגיטימציה פנימית.
הכלי המוצע מאפשר לשלב פעילות יזומה ומחושבת להבנייה של החיים/עסק, מתוך חשיבה לטווח ארוך, פעילות שניתן לראות בה השקעה של משאבים שתניב פרי בהמשך. השקעה זו מהווה פעילות מניעתית נגד שחיקה הנוצרת בהתנהלות סביב תגובה ל'דחוף'.
כמו כן, הוא מאפשר לבחון מה באמת חשוב לנו, ולהניח אותו כ"האבנים הגדולות", להיות מחוייבים לו ולהמנע מהמחויבות למשימותיהם של אחרים על חשבון משימותינו שלנו.
באופן מפתיע, כשנהיה באמת עסוקים במחוייבויות שלנו, נכיר בערכן וחשיבותן, יכירו בכך גם אחרים ויתבעו מאיתנו פחות.
הכלי המוצע מאפשר להגדיר את המעגלים בהם חשוב לי להשקיע, לערוך רשימה של הדברים שאני רוצה לעשות ולקדם בכל אחד מהמעגלים, לפי סדר קדימויות, ולשבץ אותם בלוח השבועי שלי מראש, לפני תחילת השבוע.
השימוש בכלי מאפשר לנו מספר דברים:
?לא נפערים חורים בזמן שאליהם עלולים להישאב דברים לא חשובים
?קיימת מידה של ודאות איך נראה השבוע הקרוב
?יש לנו דרך לוודא שלא הזנחנו אף אחד מהתחומים החשובים לנו
?עומד לנגד עינינו מנגנון ביקורת (שיכול להחליף את רגשי האשמה הסחטניים)
?במידה ולא עמדנו בכל התוכנית, הרי בשבוע הבא נציב את מה שתוכנן להשבוע בראש סולם הקדימויות
וניהול משאבים בכלל?
ניתן להחיל את החשיבה העוסקת בניהול משאב הזמן גם על הניהול של המשאבים האחרים, בכלכלת משאבים מושכלת.
מוזה - בית לעסקים מספק תמיכה אישית וקבוצתית, ליווי יזמים, עסקים ומחפשי דרך המבקשים לממש את עצמם במסגרת הקריירה המקצועית, ולהתפרנס ממה שהם אוהבים לעשות, להשיג שפע כלכלי ורוחני מעיסוק בתכנים ופעולות משמעותיים לגביהם, ובדרכם הייחודית.
בת-חן שפירא - מאמנת, מדריכה ומנחה קבוצות שמתמחה ביזמות עסקית, חינוכית וחברתית, בליווי צוותי הנהגה ותהליכי פיתוח ארגונים.
הכשרה:
תהליכים קבוצתיים, M.A, לסלי קולג'
חינוך מיוחד, B.ed, מכללת בית ברל
אמנות פלסטית, תעודת הוראה, מדרשה לאמנות רמת השרון
קרן תמיר ? יועצת, מנחה ומאמנת בעסקים, חונכת מטעם משרד התמ"ת ומרצה במכללות אקדמיות בתחומי הניהול.
הכשרה:
מנהל עסקים בתחום המימון ומערכות המידע, M.B.A , אוניברסיטת תל אביב
כלכלה ומנהל עסקים, B.A, אוניברסיטת חיפה
בת-חן שפירא - מאמנת, מדריכה ומנחה קבוצות שמתמחה ביזמות עסקית, חינוכית וחברתית, בליווי צוותי הנהגה ותהליכי פיתוח ארגונים.
הכשרה:
תהליכים קבוצתיים, M.A, לסלי קולג'
חינוך מיוחד, B.ed, מכללת בית ברל
אמנות פלסטית, תעודת הוראה, מדרשה לאמנות רמת השרון
קרן תמיר ? יועצת, מנחה ומאמנת בעסקים, חונכת מטעם משרד התמ"ת ומרצה במכללות אקדמיות בתחומי הניהול.
הכשרה:
מנהל עסקים בתחום המימון ומערכות המידע, M.B.A , אוניברסיטת תל אביב
כלכלה ומנהל עסקים, B.A, אוניברסיטת חיפה
